Có một câu nói phổ biến là “từ ngữ rất quan trọng”. Đối với việc kiểm tra, thử nghiệm và bảo trì (ITM) các hệ thống phòng cháy chữa cháy bằng nước, điều đó chắc chắn đúng. Khi xem xét ITM trên phạm vi toàn cầu, tầm quan trọng của việc sử dụng các thuật ngữ thống nhất càng tăng lên đáng kể, bởi vì một hệ thống được thiết kế theo một tiêu chuẩn có thể được bảo trì theo một tiêu chuẩn khác bởi những người học nghề ở một quốc gia và ngôn ngữ khác.
Rào cản ngôn ngữ và sự khác biệt về ngữ cảnh đều có thể dẫn đến hiểu lầm với những hậu quả không mong muốn, và tiếng lóng trong ngành càng làm vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn. Từ những mô tả hệ thống đơn giản đến các thông số thiết kế hệ thống phức tạp, ngành công nghiệp của chúng ta phụ thuộc vào giao tiếp rõ ràng, hiệu quả để truyền đạt những ý tưởng quan trọng. Trong phần thứ hai của loạt bài về kiểm tra, thử nghiệm và bảo trì của IFSA, chúng ta sẽ tìm hiểu cách các định nghĩa nhất quán, dễ hiểu có thể cải thiện hiệu quả tổng thể của chương trình quản lý, thử nghiệm và bảo trì (ITM), bất kể nó được thực hiện ở đâu trên thế giới. Phần đầu tiên, "Tại sao ITM lại quan trọng", đã trình bày lý do tại sao công việc này xứng đáng được quan tâm.
Tại sao định nghĩa lại quan trọng trong quản lý công nghệ thông tin và truyền thông?
Trong nhiều tiêu chuẩn, một phần nhận được sự chú ý đáng kể: phần đề cập đến các định nghĩa. NFPA đặt các định nghĩa của mình trong chương 3 của mỗi tài liệu. EN 12845-1 đặt các thuật ngữ và định nghĩa của mình trong điều khoản 3, và ISO 13943 cung cấp một từ vựng về an toàn cháy nổ để sử dụng trong các tiêu chuẩn cháy nổ ISO và IEC. Đảm bảo rằng các thuật ngữ trong các tài liệu này được áp dụng chính xác trong ngữ cảnh dự định của chúng là điều then chốt. Ngay cả những thuật ngữ có nghĩa tưởng chừng đơn giản và thường được hiểu theo cùng một cách cũng có thể gây ra khó khăn nghiêm trọng khi áp dụng sai.
Không phải là hiếm khi các thuật ngữ tương tự được sử dụng trong các tài liệu khác nhau lại có nghĩa hoàn toàn khác nhau. Ví dụ, một cuộc thảo luận giữa hai nhà thầu hệ thống phòng cháy chữa cháy bằng nước về máy bơm chữa cháy khó có thể gây nhầm lẫn, vì cả hai đều nghĩ đến máy bơm cố định được đề cập trong tiêu chuẩn NFPA 20. Nhưng nếu thêm vào cuộc trò chuyện một lính cứu hỏa hình dung máy bơm chữa cháy như một phần của thiết bị chữa cháy, thì hai nhóm có thể nói chuyện trong vài phút về các thiết bị khác nhau. Đây là một ví dụ đơn giản, nhưng nó cho thấy ngay cả những từ vựng quen thuộc trong ngành cũng có thể gây nhầm lẫn.
Tiêu chuẩn khác nhau như thế nào trên thế giới?
Khó khăn càng tăng lên khi các tài liệu từ các khu vực khác nhau được đặt cạnh nhau. Tiêu chuẩn NFPA 25 coi việc kiểm tra là một cuộc kiểm tra trực quan để xác minh rằng hệ thống đang hoạt động bình thường và không bị hư hỏng vật lý. Một tiêu chuẩn đơn vị của New Zealand được sử dụng trong đào tạo phòng cháy chữa cháy mô tả việc kiểm tra một cách rộng hơn, như một cuộc kiểm tra có tổ chức về các đặc tính của hệ thống so với các tiêu chuẩn đã được thiết lập. Úc sử dụng thuật ngữ "dịch vụ thường xuyên" trong tiêu chuẩn AS 1851 cho công việc kết hợp kiểm tra, thử nghiệm, bảo trì phòng ngừa và khảo sát. Ở châu Âu, tiêu chuẩn EN 12845-1 yêu cầu một báo cáo kiểm tra liệt kê các sai lệch so với tiêu chuẩn để có biện pháp khắc phục, và ở Vương quốc Anh, Bản tin kỹ thuật LPC TB 203 bổ sung thêm hướng dẫn về chăm sóc và bảo trì. Mỗi phương pháp đều nhất quán nội bộ. Người đọc khi chuyển đổi giữa các tài liệu mà không nhận thấy sự khác biệt vẫn có thể đi đến kết luận sai về những gì thực sự đã được thực hiện, và rủi ro đó tăng lên theo từng biên giới mà báo cáo vượt qua.
Sự nhầm lẫn về thuật ngữ trong các ấn phẩm này có thể dẫn đến việc người dùng hiểu sai phạm vi hoặc áp dụng sai các điều khoản của chúng. Các tiêu chuẩn, hướng dẫn, thực tiễn khuyến nghị và tài liệu thiết kế đều phụ thuộc vào việc người dùng nhận ra chúng đề cập đến điều gì và trong những trường hợp nào chúng được áp dụng. Việc áp dụng sai các quy tắc của một hệ thống hoặc một phần của hệ thống này cho hệ thống hoặc phần khác có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng.
Việc thiết lập thuật ngữ nhất quán trên một lượng lớn tài liệu kỹ thuật như vậy không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. NFPA đưa ra các định nghĩa trong các bộ luật và tiêu chuẩn của mình, đồng thời duy trì một bảng thuật ngữ toàn diện hơn được sử dụng trong toàn bộ thư viện tiêu chuẩn, thực hành khuyến nghị và hướng dẫn của mình. Tính đến lần in cuối cùng vào năm 2024, bảng thuật ngữ đó bao gồm hơn 4.800 trang và khoảng 10.000 thuật ngữ. Việc dịch thuật lại làm phức tạp thêm vấn đề. Một thuật ngữ được định nghĩa cẩn thận trong một ngôn ngữ phải được dịch sang ngôn ngữ khác, và người dịch có thể chọn một từ có phạm vi hơi khác so với bản gốc. Việc áp dụng quốc gia của một tiêu chuẩn châu Âu duy nhất, chẳng hạn như EN 12845-1, xuất hiện trong nhiều ngôn ngữ, và mỗi lần áp dụng chỉ mang cùng một ý định kỹ thuật khi các thuật ngữ của nó được dịch sang với sự cẩn thận như nhau. Đơn vị cũng là một phần của vấn đề tương tự, bởi vì áp suất được ghi bằng bar trong một tài liệu và bằng psi trong tài liệu khác phải được đọc cùng với đơn vị của nó.
Kiểm tra, thử nghiệm và thiếu sót: Những thuật ngữ làm thay đổi kết quả.
Hiểu rõ nghĩa cũng như mục đích của các từ ngữ được sử dụng trong các tiêu chuẩn và văn bản quy định khác là rất quan trọng. Nhu cầu này không chỉ giới hạn trong phạm vi các quy định. Khi tiến hành kiểm tra, thử nghiệm hoặc bảo trì hệ thống phòng cháy chữa cháy bằng nước, việc ghi chép lại công việc đó là một phần quan trọng của quy trình. Trong trường hợp này, sự hiểu lầm do thuật ngữ không rõ ràng không chỉ là vấn đề giao tiếp mà còn có thể dẫn đến sự cố hệ thống và khiến những người liên quan phải chịu trách nhiệm pháp lý.
Chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về tầm quan trọng của các báo cáo và hồ sơ bằng văn bản trong các phần tiếp theo, nhưng việc giao tiếp rõ ràng luôn bắt đầu từ các thuật ngữ được sử dụng để truyền đạt thông tin. Không chỉ kết quả công việc mới quan trọng. Hiểu được ý nghĩa của một số thuật ngữ nhất định cũng giúp xác định giới hạn của những gì có thể được mong đợi, và vấn đề phát sinh khi một bên cho rằng điều gì đó đã được thực hiện trong khi thực tế thì không. Khi các thuật ngữ kiểm tra và thử nghiệm được sử dụng thay thế cho nhau, ai đó có thể cho rằng hiệu suất đã được đo lường trong khi trên thực tế, chỉ có một cuộc kiểm tra bằng mắt thường được thực hiện.
Cách dùng từ để báo cáo kết quả kiểm tra hoặc thử nghiệm là một ví dụ khác. Các phát hiện tiêu cực thường được báo cáo là “thiếu sót”, nhưng mức độ nghiêm trọng lại khác nhau. Liệu thuật ngữ đó có áp dụng như nhau cho việc thiếu một biển báo và cho việc van bị đóng khiến hệ thống không hoạt động được? Phiên bản NFPA 25 năm 2026 phân loại các phát hiện thành thiếu sót không nghiêm trọng, thiếu sót nghiêm trọng và sự suy giảm chức năng, và nó còn chia nhỏ sự suy giảm chức năng thành tình trạng khẩn cấp và tình trạng đã được lên kế hoạch trước. Phụ lục của tiêu chuẩn cũng cho thấy một số điều kiện có thể được phân loại theo nhiều cách, tùy thuộc vào bối cảnh phát hiện. Các tài liệu khác sử dụng các từ khác, chẳng hạn như “sai lệch”, cho các phát hiện tương tự. Một kỹ thuật viên ở một quốc gia viết “thiếu sót nghiêm trọng” và một người quản lý cơ sở hoặc công ty bảo hiểm ở quốc gia khác đọc “sai lệch” có thể đều tin rằng họ đã hiểu người kia, nhưng không ai có thể chắc chắn. Sự hiểu lầm ở đây có thể dẫn đến hậu quả thảm khốc.
Báo cáo minh bạch bắt đầu từ các điều khoản minh bạch.
Giao tiếp hiệu quả cần có sự tham gia của cả hai bên. Kỹ thuật viên có thể sử dụng thuật ngữ chính xác và ghi chép kết quả một cách đầy đủ và phù hợp, nhưng nếu người quản lý cơ sở không hiểu vấn đề, thì nhu cầu hành động có thể bị bỏ qua. Dành thời gian để giải thích các báo cáo kỹ thuật và xác nhận rằng thông điệp chính xác đã được truyền đạt là một việc làm đáng giá, và bước đơn giản đó có thể tạo ra sự khác biệt quan trọng.
Không phải tất cả thông tin đều được truyền đạt bằng văn bản. Các thuật ngữ được sử dụng trong các báo cáo bằng lời nói phải được cả người gửi và người nhận hiểu rõ, và điều này càng khó khăn hơn khi hai người không cùng ngôn ngữ mẹ đẻ. Trong lịch sử có rất nhiều ví dụ về sự nhầm lẫn do sử dụng sai hoặc hiểu sai ngôn ngữ nói, và ngành của chúng ta cũng có nguy cơ tương tự. Những hiểu lầm này có thể xảy ra ở bất cứ đâu và liên quan đến bất kỳ ai. Chúng không chỉ giới hạn ở công trường. Ngay cả trong chính các tổ chức của chúng ta, sự thiếu giao tiếp giữa các kỹ thuật viên tại hiện trường và những người chịu trách nhiệm điều phối công việc tiếp theo cũng có thể dẫn đến bỏ lỡ cơ hội hoặc bỏ sót những chỉnh sửa cần thiết.
Giống như nhiều ngành công nghiệp khác, ngành công nghiệp hệ thống phun nước chữa cháy cũng có vốn từ vựng riêng, bao gồm cả những từ quen thuộc nhưng mang ý nghĩa khác nhau đối với người ngoài lĩnh vực này. Thuật ngữ cơ bản nhất mà chúng ta sử dụng là “vòi phun nước”, và ngay cả thuật ngữ đó cũng có thể mang một ý nghĩa hoàn toàn khác đối với người ngoài ngành. Ngành của chúng ta cũng có một danh sách dài các thuật ngữ lóng mà đối với người trong ngành thường rất dễ hiểu. Nhưng đối với những người ngoài ngành, đặc biệt là những người đọc bằng ngôn ngữ thứ hai, những cách diễn đạt như vậy có thể vô nghĩa hoặc, trong một số trường hợp, mang tính xúc phạm.
Các bước thực hành để thống nhất thuật ngữ
Làm thế nào để tránh những hiểu lầm tốn kém hoặc thậm chí nguy hiểm này? Bước đầu tiên là sử dụng thuật ngữ chính xác cho tình huống và xác nhận rằng thuật ngữ đó được định nghĩa đúng trong tài liệu quy định công việc, nêu rõ tên tài liệu đó bất cứ khi nào báo cáo có thể được đọc bởi người làm việc theo một tài liệu khác. Bước thứ hai là nhận thức. Nhận biết khi nào người đọc hoặc người nghe cần giải thích cũng quan trọng không kém, và tùy thuộc vào hoàn cảnh, có thể cần phải giải thích ngắn gọn một thuật ngữ không quen thuộc và cách nó áp dụng vào công việc đang được ghi chép.
Vì công việc quản lý và giám sát hệ thống thông tin (ITM) vô cùng quan trọng đối với an toàn phòng cháy chữa cháy và an toàn tính mạng, nên những từ ngữ chúng ta sử dụng để mô tả nó cũng cần được chú trọng như chính công việc đó. Một báo cáo sử dụng đúng thuật ngữ, ở dạng dễ hiểu đối với người đọc, đã hoàn thành nhiệm vụ của nó, còn một báo cáo không làm được điều đó thì vẫn chưa hoàn thiện. Quản lý và giám sát hệ thống thông tin đáng tin cậy bắt đầu từ ngôn ngữ đáng tin cậy.
Đọc thêm
Về tác giả
Jason Webb
Jason Webb là chuyên gia tư vấn và đào tạo về các vấn đề trong ngành phòng cháy chữa cháy với hơn 35 năm kinh nghiệm. Trước khi nghỉ hưu khỏi ngành cứu hỏa, ông đã có hơn một thập kỷ làm việc với tư cách là cơ quan có thẩm quyền (AHJ) tại một sở cứu hỏa đô thị phát triển nhanh. Ông là một tác giả và giảng viên tài năng, tích cực tham gia vào ICC và NFPA, và là thành viên của nhiều ủy ban về quy chuẩn và tiêu chuẩn.